Максимчук Катерина Юріївна
Студентка 4-го курсу
факультету історії, політології та національної безпеки
Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки
м.Луцьк
Анотація:
Матеріальними носіями зафіксованої інформації є документи. Документи використовують у різних галузях суспільної діяльності. Вони є об’єктом дослідження різних наукових дисциплін. Тому термін «документ» багатозначний і залежить від галузі використання.
Ключові слова: документ, документознавство.
Виклад основного матеріалу. Документ – являє собою систему – велику кількість закономірно пов’язаних одне з одним елементів і частин, як цілісне утворення. Елемент – найменша одиниці поділу документа. Сукупність однорідних елементів, що виконують необхідну для існування системи функцію називаються підсистемою. Якщо в системі є декілька підсистем, то вся система стає складною.
Поняття системи відносне, так само як і поняття елемента. Якщо документ вважати за систему, тоді матеріальна і інформаційна складова будуть його підсистемами, також документ мусить містити конструктивні елементи: титульну сторінку, форзац, обкладинку і ін.
Вивчення документа як системи полягає у виявленні всіх його елементів, підсистеми і зв’язків між ними, тобто у вивченні структури. Встановлюються ознаки і параметри, які характеризують документ як систему.
При системному підході документ розглядається як частина великої системи соціальної комунікації. Тому, насамперед, важливо вияснити, частиною якої загальної системи в даному випадку є документ. Саме цим визначаються його можливості, задаються мета існування, функції виконувані в суспільстві, закономірності функціонування.
Документ являє собою відносно самостійну систему завдяки наявності власних ознак і властивостей, що обумовлюють його різницю чи схожість з іншими матеріальними об’єктами. Ознака відображає внутрішню прикмету по якій (частіше сукупності яких) можна віднести той чи інший об’єкт до документа. На відміну від ознаки, властивість відображає якісну, тобто внутрішню належну документну відмінність. Документ характеризується наявністю всіх властивостей одночасно (різна лише ступінь їх виявлення), а набір ознак в кожному випадку індивідуальний.
Під час укладання ділових документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднання, розташування; творчість як така — відсутня. Укладач змушений користуватися встановленими правилами, тобто дотримуватися певного регла¬менту, що в свою чергу приводить до стандартизації мови і схеми документів.
Усі ділові документи за своїм призначенням та конкретною функцією різні, тому ступінь регламентації та стандартизації у них теж буде різний. За цією оз¬накою документи поділяються на три групи:
1) документи, що відповідають точним стандартам; якщо один зі стандартів не витримується — документ не матиме юридичної сили. Такі документи, як пра¬вило, готуються заздалегідь (потрібна інформація вписується від руки) і виготов¬ляються спеціальними державними установами на папері з водяними знаками (свідоцтво про народження, диплом про освіту, посвідчення особи);
2) документи, в яких відсутня така суворість, проте для зручності, швидкості їх використання та обробки частина інформації готується заздалегідь (трудова книжка, службове посвідчення тощо);
3) документи з певною формою побудови, загальними принципами укладан¬ня; текст і мовні засоби автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, ав¬тобіографія, лист, розписка, доручення, скарга тощо).
Слово documentum означає взірець (повчальний приклад), посвідчення (свідчення), доказ (спосіб доказу). Основоположник узагальнюючої науки про документ був бельгійський учений Поль Отле. Документом він вважав «матеріалізовану пам’ять людства, яка день за днем реєструє факти, ідеї, дії, почуття. мрії, що відбулися в свідомості людини» [7, 70].
На сьогодні існує більше 300 визначень поняття «документ».
Сучасні енциклопедичні словники трактують слово «документ» у таких значеннях: письмовий акт, здатний служити доказом юридичних відносин або юридичних фактів, що мають юридичні наслідки. [5, с. 13].
Згідно з ДСТУ 2732-94 «Діловодство й архівна справа. Терміни і визначення» документ – це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу [2, с. 2].
За національним стандартом України ДСТУ 2732-2004 «Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення понять» документ – це інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є зберігати та передавати її в часі та просторі [1,с. 2].
Міжнародний стандарт ISO 5127:2001 «Інформація та документація. Словник термінів» документ визначено як записану інформацію або як матеріальний об’єкт, що може використовуватися як одиниця в документаційній діяльності [4, с. 3].
За національним стандартом України ДСТУ 4423-2005 «Інформація та документація. Керування документацією» документ – це зафіксована інформація або об’єкт, який може трактуватися як окрема одиниця [3,с. 3].
Документи, що містять управлінську інформацію і оформлені до певних правил, називають управлінськими, а їх сукупність – управлінською документацією, тобто управлінська документація являє собою систему документів, які забезпечують управлінські процеси в суспільстві.
Література:
1. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення : ДСТУ 2732–2004. – На заміну ДСТУ 2732–94 : [Чинний від 2009–10–01]. – К. : Держспоживстандарт України, 2005. – 31 с.
2. Діловодство і архівна справа. Терміни і визначення : ДСТУ 2732:94. – [Чинний від 2005–07–01]. – К. : Держстандарт України, 1994. – 33 с.
3. Інформація та документація. Керування документаційними процесами. Ч. 1. Основні положення : ДСТУ 4423-1:2005. – К. : Держспоживстандарт України, 2007. – 28 с.
4. Інформація та документація. Словник термінів : ДСТУ ISO 5127:2007. – [Чинний від 2005–07–01]. – К. : Держспоживстандарт України, 2010. – 31 с.
5. Комова М. В. Діловодство [Текст] : навч. посібник для студентів спец. «Документознавство та інформаційна діяльність» / Нац. ун-т «Львів. політехніка», М. В. Комова. – Львів : Тріада-Плюс, 2007. – 220 с.
