Максимчук Катерина Юріївна

Студентка 4-го курсу

факультету історії, політології та національної безпеки

Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки

м.Луцьк

 Анотація:

 Експертиза цінності документів (ЕЦД) — це всебічне вивчення документів з метою внесення їх до НАФ або вилучення з нього, проведення грошової оцінки документів НАФ, віднесення їх до категорії унікальних і встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до НАФ. 

 Ключові слова: експертиза цінності документів, документознавство, критерії та принципи ЕЦД.

 Виклад основного матеріалу. Проведення експертизи цінності документів вимагає дотримання принципів об'єктивності, історизму, всебічності, комплексності. Також експертиза цінності здійснює поділ документів за певними критеріями.

 Експертиза цінності документів — це визначання культурної цінності документів на підставі чинних засад і критеріїв згідно з ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» (набув чинності з 1 липня 2005 року). Крім того, експертиза цінності документів — невід’ємна складова зберігання інформації, тобто забезпечення належного стану інформації та її матеріальних носіїв (Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII). Документи, а отже і їх змістова складова — інформація, потреба зафіксувати яку є основною метою їх створення, — це потенційні складові комплектування відомчих та державних архівів. Адже в результаті експертизи цінності документів формується архівний фонд підприємства, організації, установи (далі — підприємство). Тож експертиза цінності — це своєрідний фільтр, крізь який пропускається весь масив документів. Із усієї сукупності документів, що створюються в процесі діловодства, лише незначна частка надходить на зберігання до архіву підприємства, ще менша — «гідно представляє» відомчі або ж національні фонди (якщо підприємство є джерелом комплектування Національного архівного фонду України).

 У законодавчому тлумаченні документа віднаходимо основну ознаку для того, щоб службовий документ поточного діловодства набув статусу архівного, тобто статичного документа: «значущість для особи, суспільства чи держави або цінність для власника» (Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII; далі — Закон № 3814). В українському законодавстві відчуваються позитивні зрушення щодо впорядкованого комплектування архівних фондів. Статтею 6 Закону № 3814 забороняється знищення документів без попереднього проведення експертизи їх цінності. Законодавство спонукало до того, щоб зафіксувати обов’язковий документаційний процес — експертизу цінності документів для підприємств будь-якої форми власності в розділі 4 Правил роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій, затверджених наказом Державного комітету архівів України від 16 березня 2001 року № 16 (далі — Правила № 16). Частиною третьою статті 6 Закону № 3814 врегульовано також порядок ініціювання експертизи цінності документів, а саме: експертиза цінності документів проводиться за ініціативою їх власника або державної архівної установи за згодою власника. 

 У разі виникнення загрози знищення або значного погіршення стану зазначених документів їх власник зобов’язаний повідомити про це державну архівну установу для організації експертизи цінності цих документів. Об’єднання громадян і релігійні організації, а також підприємства, установи та організації, засновані на приватній формі власності, мають право створювати архівні підрозділи для постійного або тимчасового зберігання документів, що не належать державі, територіальним громадам, передавати документи Національного архівного фонду на зберігання до державних та інших архівних установ. Незалежно від того, чи створено на підприємстві, заснованому на приватній формі власності, архівний підрозділ для постійного або тимчасового зберігання документів, чи ні, базуючись на статті 32 Закону № 3814, зазначені юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, що нагромадилися за час їх діяльності, до проведення експертизи їх цінності в порядку, встановленому Законом № 3814, та протягом року з дня реєстрації цих юридичних осіб в установленому законодавством порядку погодити номенклатуру справ з однією з державних архівних установ.

 Принцип об'єктивності визначає оцінку документів з врахуванням їх змісту, автентичності, значущості авторів або фондоутворювачів, юридичної сили документів та їх оригінальності, часу і місця створення, повторюваності інформації.

 Принцип історизму вказує на вивчення явищ, подій, процесів, відображених у документах, в історичній хронології того чи іншого періоду.

 Принцип всебічності передбачає встановлення цінності документів зі сторони споживача інформації.

 Принцип комплексності передбачає визначення цінності кожного окремого документа в групі документів.

 Застосування вказаних принципів експертизи цінності документів дозволяє відтворити історичні умови створення документації, встановити її науково-історичне та суспільне значення.

 Критерії цінності документів- це система науково обґрунтованихо знак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів.

 При проведенні експертизи цінності комплексно застосовують критерії цінності документів, тобто систему науково обгрунтованих ознак (походження, зміст, час та місце створення, зовнішні ознаки), на підставі яких практично визначається ступінь цінності документів. [1, с.182]

 Критерій походження полягає у встановленні значення фондоутворювача. Оскільки одні установи (особи) відіграють вирішальну роль у державі та суспільстві; другі - менш важливу; інші - виконують допоміжні функції, розрізняють групи установ (осіб), від яких організовується приймання документів: у повному складі і вибіркове.

 У житті держави, суспільства, особи бувають особливо відповідальні, визначальні періоди, наприклад, участь у визвольних змаганнях, воєнних діях, становлення нової держави, участь або присутність при вирішенні питань загальнодержавного значення тощо. Чим повніше знаходять своє відображення явища, події і процеси історичної дійсності в документах, тим важливішими і ціннішими для історії вони є. [2, с.214]

 Суттєве значення має час і місце створення документів. Загальновідомо, що чим давніший документ, тим він цінніший з погляду історії він несе певну інформацію про цей період. Чим дальшою від нас є ця подія, тим цінніший документ.

 Основним критерієм цінності змісту документів є, насамперед, значущість його інформації. Зміст документа є сукупністю зафіксованих у ньому відомостей про конкретні факти, події, явища, процеси. З його застосуванням пов'язане визначення термінів зберігання документів. Чим вагоміший інформаційний зміст, тим цінніший документ. Важливим показником є повторюваність та розсіюваність інформації. Розрізняють адекватну повторюваність, коли інформація первинних документів повністю повторюється в зведеному документі.

 Отже, у роботі державних архівів України склалась практика комплексної експертизи цінності документів, що здійснюється з метою виділення дублетних документів та документів з поглинною інформацією.

Література:

1. Архівознавство/ Г.В. Боряк, Л.А. Дубровіна та ін.; Ред.: Ярослав Калакура, ІринаМатяш; Держ. комітетархівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -2-е вид., виправл. і доп.. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2002. -354 с.

2. Хрестоматія з архівознавства/Упор.: Г.В. Боряк, ІринаМатяш та ін.; Держ. комітетархівів України, Укр. наук.-дослід. ін-т архівноі справи та документознавства. -К.: Видавничий дім "КМ Академія", 2003. - 407 с.