Онипченко Євген Вікторович

слухач факультету менеджменту

Дніпропетровського регіонального інституту державного управління

Національної академії державного управління при Президентові України

Україна, м. Дніпро

 

  Анотація: У роботі розглянуто такий інструмент структуризації проекту, як Ієрархічна структура робіт проекту (WBS): цілі ІСР, правила побудови та найпоширеніші підходи до побудови ІСР, які використовуються компаніями або організаціями для більш ефективної організації та здійснення своїх проектів. Також розглянуто обґрунтування вибору ІСР на прикладі проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice".

  Ключові слова: Ієрархічна структура робіт, Work breakdown structure, WBS, правила побудови WBS, підходи до побудови WBS, планування проекту, структуризація проекту, декомпозиція робіт проекту, управління проектами, проект, соковий бар, Dnipro & the Juice.

 

  Для того, щоб спланувати будь-який проект, в першу чергу треба зрозуміти, з чого він складається, які роботи треба виконати, щоб досягти цілей проекту. Саме для цього і застосовується інструмент, який називається – Ієрархічна структура робіт (ІСР) або на англ. – Work breakdown structure (WBS ).

  Чітко визначена ІСР може вплинути на успішність проекту. Невідповідність між ІСР, організаційною структурою і стилем управління проектного менеджера негативно впливає на ймовірність успішного завершення проекту. Існують різні підходи до побудови Ієрархічної структури робіт, незважаючи на те, що всі вони описують один і той самий проект. Однак різні підходи до побудови ІСР вимагають різних організаційних структур і стилів управління під час реалізації проекту. Таким чином, розробник ІСР вже значно впливає на те, як проект повинен управлятися на самому ранньому етапі, іноді навіть не усвідомлюючи цього. 

  Ієрархічна структура робіт – це ієрархічна декомпозиція повного змісту робіт, виконуваних командою проекту для досягнення цілей проекту і створення необхідних результатів [1, c. 126].

  Ієрархічна структура робіт (WBS) була розроблена Міністерством оборони США (DoD) і Національним управлінням з аеронавтики і дослідженню космічного простору (NASA) з метою планування і контролю великих проектів і була вперше використана Міністерством оборони США для розробки ракетних систем в середині 1960-х років.

  Сьогодні Ієрархічна структура робіт – це сучасна методика управління, яка може визначати успіх проекту. Підхід ІСР дозволяє проектній команді візуально бачити роботу, яка необхідна для завершення проекту [2]. 

  ІСР орієнтована на основні результати проекту, що визначають його предметну область. Кожен нижчий рівень структури є деталізацією вищого рівня проекту. Елементом проекту може бути як продукт, послуга, так і пакет робіт або робота [3].

  Ієрархічна структура робіт є основним входом для чотирьох основних і одного допоміжного процесів [4] :

• визначення робіт;
• планування ресурсів;
• оцінка вартості;
• бюджетування;
• визначення ризиків.

  Розробка ІСР має дві основні мети:

• забезпечення планування всіх необхідних робіт проекту;
• забезпечення відсутності непотрібних робіт, не пов'язаних з реалізацією проекту.

  Для керівника проекту важливі обидві ці цілі. Якщо в плані відсутні всі необхідні роботи, проект буде затриманий, бюджет швидше за все буде перевищено. Якщо виконуються роботи, що не відносяться до даного проекту – гроші замовника витрачаються нецільовим чином. Якщо WBS не об'єднує обидві ці цілі, проект може зазнати невдачі [4].

  При розробці ІСР необхідно врахувати наступні основні правила [5] :

1. Ієрархічна структура робіт організовує і визначає весь зміст проекту. Роботи, які не включені в ІСР – не є роботами проекту.
2. Правило 8/80 – означає, що жодне із завдань не повинна мати обсяг менший, ніж 8 чол/год і більший, ніж 80 чол./год. (це становить відповідно від 1 до 10 днів при 8-годинної тривалості робочого дня).
3. Правило 100% – всі дочірні елементи кожного елемента ІСР, в сумі повинні складати 100% робіт цього елемента.

  Найпоширеніші підходи до побудови ІСР, які створюються і використовуються компаніями або організаціями для більш ефективної організації та здійснення своїх проектів:

  1. "Продуктова" ІСР – побудова ІСР за компонентами продукту проекту. Як елементи ІСР вибираються елементи продуктів проекту, його матеріальні результати. Для визначення назви пакетів робіт і окремих робіт використовуються іменники [6, c. 33]. 

  "Продуктова" Ієрархічна структура робіт (рис. 1) необхідна проектному менеджеру для спілкування із замовником проекту. Замовнику важливо бачити, що і коли менеджер буде йому здавати, чи всі продукти проекту будуть йому представлені тощо [7].

 

Рис.1. Фрагмент ієрархічної структури робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за продуктовим підходом

 

  2. "Функціональна" ІСР – побудова ІСР по функціональним елементам діяльності. Як елементи ІСР вибираються елементи операцій технологічного циклу виробництва продукції проекту, згруповані за функціональною ознакою. Для визначення назви пакетів робіт і окремих робіт використовуються в основному іменники [6, c. 33].

  Функціональна Ієрархічна структура робіт (рис. 2) зручна проектному менеджеру для взаємодії з виконавцями. При використанні цього підходу до побудови ІСР простіше призначити відповідальних за окремі блоки операцій [7, 8].

 

Рис.2. Фрагмент ієрархічної структури робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за функціональним підходом

 

  3. "Географічна" ІСР – побудова ІСР за місцем розташування складових продукту проекту, за географічним розподілом команди проекту.

  Географічний підхід до побудови ІСР (рис. 3) доцільний для просторово розподілених проектів, для міжнародних проектів.

 

Рис.3. Фрагмент ієрархічної структури робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за географічним підходом

 

  4. "Організаційна" ІСР – побудова ІСР за елементами організаційної структури (рис. 4). Як елементи ІСР вибираються елементи організаційної структури або структурної схеми організації (проекту). Для визначення назви пакетів робіт і окремих робіт використовуються в основному іменники – назви функціональних підрозділів [6, c. 33].

  Цей підхід до побудови ІСР зручний, коли треба жорстко розмежувати відповідальність за результати робіт [9].

 

Рис.4. Фрагмент ієрархічної структури робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за організаційним підходом

 

  5. "За фазами життєвого циклу" ІСР – побудова ІСР по фазах життєвого циклу проекту. Проекти, що використовують цей тип ІСР, розбиті на основні етапи, а не на завдання і дії. За цим підходом фази плануються детально, а потім обробляються по одному відповідно до тих, які є найбільш актуальними. Це тимчасовий підхід до побудови ІСР, який зазвичай використовується для проектів, які займають багато часу [10].

  Цей підхід до побудови ІСР варто застосовувати, якщо проект йде за затвердженим процесом і всім зрозуміло, що повинно бути на виході будь якої фази [9]. 

 

Рис.5. Фрагмент ієрархічної структури робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за фазами життєвого циклу

 

  Також часто використовуються комбіновані ІСР, побудовані на декількох типах побудови декомпозиції робіт.

  Окрім вибору підходу до побудови ІСР, необхідно вирішити напрям декомпозиції робіт проекту – методом "зверху вниз" чи "знизу вверх". У першому випадку Ієрархічна структура робіт створюється, починаючи з самого високорівневого елемента розбиттям його на природні елементи проекту. Тут же визначаються загальні завдання, на основі яких здійснюється деталізація кожного елемента. В другому випадку – визначаються окремі задачі, а потім відбувається їх узагальнення [11]. 

  Проект передбачає створення сокового бару "Dnipro & the Juice" у ТРЦ. Актуальність проекту визначається тим, що у світі та в Україні збільшується кількість людей, які сповідують здоровий і активний спосіб життя, підтримують свій життєвий тонус і здоров'я. Саме тому, найбільша кількість безалкогольних барів відкривається в спортивних клубах, фітнес-центрах, салонах краси, в бізнес-центрах, де немає шкідливої їжі та шкідливих напоїв. Створення сокових барів у місті – сприятиме покращенню здоров’я мешканців м. Дніпро (підвищить імунітет, покращить емоційний стан) та привчатиме українців до щоденного споживання свіжих соків та органічних продуктів.

  У таблиці 1 проаналізований проект створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за традиційною класифікацією проектів [12, с. 10-14].

 Таблиця 1

Аналіз проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" 

 

  Оскільки різні підходи до побудови ІСР вимагають різних організаційних структур і стилів управління під час реалізації проекту, було попередньо проаналізовано організаційну структуру проекту за основними критеріями [13]. Отже, проект створення сокового бару "Dnipro & the Juice" має функціональну організаційну структуру та обрано стиль управління керівника проекту – демократичний, який передбачає високий ступінь делегування повноважень [14].

  Проаналізувавши та побудувавши поширені типи побудови ІСР, врахувавши ступінь новизни технології одержання результату, досвіду проектного менеджера та команди проекту, було прийнято рішення застосувати продуктовий тип побудови ІСР – побудова ІСР по компонентах продукту проекту, для того щоб бачити конкретні результати проекту відповідно до дерева цілей проекту. Та обрано напрям декомпозиції робіт проекту – "зверху вниз", який дозволить деталізувати високорівневі результати.

  Отже, обрано підхід до побудови ІСР проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" за продуктовим підходом (рис. 6), який передбачає наступне:

1. На верхньому першому рівні Ієрархічної структури робіт фіксується продукт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice".
2. Другий верхній рівень ІСР відбиває головні робочі ділянки проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice".
3. Третій рівень деталізує пакети робіт, виконання яких дозволяє отримати продукти на другому рівні ІСР.
4. Подальша декомпозиція цих пакетів триває до моменту, коли потрібні знання вузьких фахівців щодо технологічних особливостей виконання пакета робіт.
5. ІСР повинна давати команді управління проектом створення сокового бару "Dnipro & the Juice" та замовникові чітку картину кінцевого продукту проекту та всіх процесів, за допомогою яких він буде створений.
6. Роботи, які не будуть внесені до ІСР, не будуть далі враховані при визначенні тривалості та бюджету проекту.
7. Для кодування ІСР-елементів використовуються цифрові коди.

 

Рис.6. Ієрархічна структура робіт проекту створення сокового бару "Dnipro & the Juice" побудована за продуктовим підходом

 

  Таким чином, Ієрархічна структура робіт виступає основою планування проекту та є одним з найважливіших методів, які використовуються в управлінні проектами. Якісне створення ІСР є визначальним фактором для якісного планування проекту та успішного управління проектами.

  Ієрархічна структура робіт є засобом для поділу всіх робіт по проекту на керовані, визначені пакети робіт, що дозволяють досягти необхідний рівень деталізації інформації, що надається, який відповідає потребам керівника проекту в контролі.

  Тип побудови ІСР обирається в залежності від характеристик проекту, та найголовніше те, щоб було зрозуміло керівникові проекту, команді управління проектом, команді проекту та іншим зацікавленим сторонам проекту.

 

Список використаних джерел

1. A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) – Fifth Edition. – [5-th edition]. – Project Management Institute, Inc., 2013. – 614 с.

2. The work breakdown structure in project management. – Access mode : http://apppm.man.dtu.dk/index.php/The_work_breakdown_structure_in_project_management. – Title from screen.

3. Глоссарий управления проектами. – Режим доступа : https://phpclub.ru/talk/threads/Глоссарий-управления-проектами.24206. – Загл. с экрана.

4. Структура Декомпозиции Работ WBS. – Режим доступа : http://www.pmsoft.ru/news/articles-and-publications/copyfrom1506. – Загл. с экрана.

5. Ієрархічна структура робіт проекту. – Режим доступу : http://stud.com.ua/21060/menedzhment/iyerarhichna_struktura_robit_proektu. – Назва з екрану.

6. Боронина Л. Н. Основы управления проектами : учебн. пособие / 

Л. Н. Боронина. – Екатеринбург. : изд-во Урал. ун-та, 2015. – 112 с.

7. Технология иерархической структуры работ. – Режим доступа : http://projectimo.ru/planirovanie-proekta/ierarkhicheskaya-struktura-rabot-proekta.html. – Загл. с экрана.

8. Организационный инструментарий управления проектом. – Режим доступа : https://books.google.com.ua/books?isbn=5447539358. – Загл. с экрана.

9. Что такое WBS проекта, и зачем она нужна. – Режим доступа : http://upravlenie-proektami.ru/chto-takoe-wbs-proekta-i-zachem-ona-nuzhna. – Загл. с экрана.

10. Organization WBS, Geographical WBS, Cost WBS and Profit Center WBS. – Access mode: https://templatelab.com/wbs/#Organization_WBS_Geographical_WBS_Cost_WBS_and_Profit_Center_WBS. – Title from screen.

11. Аналіз достатності деталізації WBS проекту на основі асоціативних залежностей. – Режим доступу : https:// www.researchgate.net/profile/ Vira_Liubchenko/publication/ 237102309_analiz_dostatnosti_detalizacii_wbs _proektu_na_osnovi_asociativnih_zaleznostej/ links/0c96051b89fa9535d7000000/analiz-dostatnosti-detalizacii- wbs-proektu-na-osnovi-asociativnih-zaleznostej. – Назва з екрану.

12. Деренська Я. М. Управління проектами у схемах: навч. посібн. / Я. М. Деренська – Х. : НФаУ, 2007. – 229 с. 

13. Вибір організаційної структури управління. – Режим доступу : http://studbook.com.ua/book_upravlinnya-proektami-chastina-1_737/23_4.3.-vibir-organizacijno-strukturi-upravlinnya. – Назва з екрану.

14. Формування системи заохочень та управління конфліктами в проекті. – Режим доступу : http://moup.zgia.zp.ua/wp-content/uploads/2015/05/ФПК-лекції-Богуславська.pdf. – Назва з екрану.