Максимчук Катерина Юріївна
Студентка 4-го курсу
факультету історії, політології та національної безпеки
Східноєвропейського національного університету імені Лесі Українки
м.Луцьк
Анотація:
В даній статі розглянуто основні цілі та принципи, пов’язані з введенням та застосування електронного документообігу в установах та на підприємстві.
Ключові слова: електронний документообіг, документознавство.
Виклад основного матеріалу. Останнім часом все стрімкіше розвиваються інформаційні технології та постає питання їх ефективного впровадження у роботу підприємств. Електронний документообіг розкриває можливості удосконалення, довготривалого збереження документів, управління електронним архівом, враховуючи процедури списання та ліквідації документів. Розробкою програм для удосконалення документообігу займаються як українські, так і закордонні компанії, що безперечно доводить актуальність досліджуваного питання.
Електронний документообіг – сукупність процесів створення, оброблення, правлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та у разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів [3].
Електронний документообіг на державному рівні характеризується як система, що матеріалізує процеси збору, перетворення i зберігання інформації, а також процеси управління: підготовку та прийняття рішень, контроль за їх виконанням.
Питанням застосування електронного документообігу на підприємствах в різні часи займалися як вітчизняні, так і зарубіжні вчені-економісти, зокрема І. Солодченко, А. Ступар, І. Томашевська, С. Тукало, Л. Філіпова, М. Цивін, Ю. Чирський, В. Корбутяк, А. Новицький, М. Плешакова-Боровинська, К. Безверхий, С. Івазненков та ін. В.І. Корбутяк.
В Україні регулювання та застосування електронного документообігу на підприємстві відображається в Законі України «Про електронні документи та електронний документообіг».
Основним об’єктом електронного документообігу є електронний документ – документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов’язкові реквізити документа [3].
Основними цілями впровадження електронного документообігу є: 1) підвищення ефективності управління діяльності; 2) прискорення руху документів; 3) зменшення трудомісткості опрацювання документів [2, 302].
Документообіг - це рух документів в організації починаючи з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення. Це рух документа від суб’єкта до об’єкта управління і навпаки рух документа всередині об’єкта управління з метою його виконання або встановлення взаємозв'язку. Існують системи документообігу які можна налаштувати на необхідні правила діловодства.
Основними принципами електронного документообігу є:
1. Однократна реєстрація документа – паралельне виконання різних операцій з метою скорочення часу руху документів і підвищення оперативності їх виконання.
2. Безперервність руху документа – єдина база документарної інформації для централізованого зберігання документів і що виключає дублювання документів.
3. Ефективно організована система пошуку документа – відправлення та передавання електронних документів, що здійснюються автором або посередником в електронній формі за допомогою засобів інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем або шляхом відправлення електронних носіїв, на яких записано цей документ.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, датою і часом відправлення електронного документа вважаються дата і час, коли відправлення електронного документа не може бути скасовано особою, яка його відправила. У разі відправлення електронного документа шляхом пересилання його на електронному носії, на якому записано цей документ, датою і часом відправлення вважаються дата і час здавання його для пересилання.
Вимоги підтвердження факту одержання документа, встановлені законодавством у випадках відправлення документів рекомендованим листом або передавання їх під розписку, не поширюються на електронні документи. У таких випадках підтвердження факту одержання електронних документів здійснюється згідно з вимогами цього Закону.
4. Одержання електронних документів. Електронний документ вважається одержаним адресатом з часу надходження авторові повідомлення в електронній формі від адресата про одержання цього електронного документа автора, якщо інше не передбачено законодавством або попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу.
Якщо попередньою домовленістю між суб’єктами електронного документообігу не визначено порядок підтвердження факту одержання електронного документа, таке підтвердження може бути здійснено в будь-якому порядку автоматизованим чи іншим способом в електронній формі або у формі документа на папері. Зазначене підтвердження повинно містити дані про факт і час одержання електронного документа та про відправника цього підтвердження.
У разі ненадходження до автора підтвердження про факт одержання цього електронного документа вважається, що електронний документ не одержано адресатом.
Якщо автор і адресат у письмовій формі попередньо не домовилися про інше, електронний документ вважається відправленим автором та одержаним адресатом за їх місцезнаходженням (для фізичних осіб – місцем проживання), у тому числі якщо інформаційна, телекомунікаційна, інформаційно-телекомунікаційна система, за допомогою якої одержано документ, знаходиться в іншому місці. Місцезнаходження (місце проживання) сторін визначається відповідно до законодавства.
5. Перевірка цілісності електронного документа проводиться шляхом перевірки електронного цифрового підпису [1, 15–16].
Процес електронного документообігу ґрунтується на інтегрованій електронній обробці обліково-звітної інформації, яка включає формування первинних електронних документів, порядок обробки інформації, автоматизований банк даних тощо. Електронний документообіг покликаний забезпечувати процеси створення, управління доступом і розповсюдження великих обсягів документів у комп’ютерних мережах, а також контроль за рухом документів на підприємстві.
Висновки. Електронний документообіг – це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу будь-якої організації. При цьому важливим є його здійснення за визначеними принципами, що сприяють забезпеченню захисту інформації.
Література:
1. Литовченко О. О. Правове регулювання електронного документообігу в Україні / О. О. Литовченко, Н. К. Проценко. – Кременчук, 2012. – 32 с.
2. Охріменко Г. В. Основні принципи та проблеми впровадження електронного документообігу в організації / Г. В. Охріменко // Наукові записки Національного університету «Острозька академія». Сер. : «Культура і соціальні комунікації». – 2009. – Вип. 1. – С. 300–307.
3. Про електронні документи та електронний документообіг : Закон України від 22 травня 2003 р. № 851–IV (Редакція станом на 30 вересня 2015 р.) // Відомості Верховної Ради України. – 2003. – № 36. – С. 275.
